主要体系建设与完善


在实际工作中,运用本书中提出的科学管理平台理论与方法,不仅可以对企业的管理现状进行系统诊断,通过诊断找出首先需要加以改进的薄弱环节,而且可根据科学管理平台理论和方法,对薄弱环节加以持续改进,从而推动企业管理从不规范走向规范。
在从事一个组织的管理工作时,面对众多的、错综复杂的问题和领导的指示、员工的反映,我们常常不知道应该从何着手。而作为从事企业管理咨询的专业人员,尽管知道应该先对企业的管理现状进行深入调查研究,也知道可以采用访谈、问卷调查和资料或数据分析等调研方法,但常常为应该调研什么、这样的调研是否已经涵盖了企业管理的各方面而苦恼。
科学管理平台理论从组织是一个利益共同体出发,构建了一个将组织成员和组织目标紧密关联的系统管理平台,可为企业管理人员和管理咨询人员全面系统地诊断企业管理现状提供相应的理论指导。根据科学管理平台理论,我系统地诊断企业管理现状提供相应的理论指导。根据科学管理平台理论,我们可通过对一个组织的理念体系、目标和计划体系、职权体系、业务体系、考核监督体系、报酬激励体系、沟通体系的调研,系统分析该组织的管理现状。
运用科学管理平台理论,诊断和分析一个组织的管理现状的具体步骤如下:
调研诊断方案设计。根据第二章、第三章中所述的科学管理平台理论与方法,设计相应的调研诊断方案。如调研的范围应包括理念和追求、目标和计划、职责和权力、流程和制度、监督和考核、报酬和奖惩、信息流转与沟通;调研的对象包括企业领导人、高层管理者、中层管理者、各方面员工代表;调研的方式包括资料和数据分析、面对面访谈、问卷调查等。
 
在进入调研前,首先要根据调研诊断方案,设计具体的资料收集清单、各层面人员访谈提纲、员工面上的调查问卷。根据科学管理平台理论,资料收集重点应包括:
·企业文化手册或宣传手册、企业领导人历年讲话稿、企业内部的宣传标语等,结合企业各制度中所阐述的“目的”或“原则”,了解企业的形式文化理念。
·企业发展战略、年度经营计划、部门计划、计划管理制度和历年财务报表、经营报表、年终总结,从中了解目标和计划制订、分解和完成情况。
·组织结构图、部门和岗位说明书、权限分配表,了解组织分工和职权分配情况。
企业各种制度、业务流程、表单,了解制度建设和规范情况。
·各部门或岗位考核表、各岗位人员报酬结构和水平,结合考核和报酬制度分析考核和奖惩情况。
·企业信息报表类别、流转,各种正式的沟通渠道,查看会议管理制度等。
·企业经营范围、行业和产品特点、技术优势、顾客反映等有关企业经营方面的资料,以便从经营角度看管理问题和成效。
 
访谈主要是为了了解资料中所描述的各种要求和规范在实际工作中的落实程度,被访谈者对于实际和要求之间产生差异的原因分析,以及被访谈者对于组织的理念主张、目标和计划、职责和权力、流程和制度、考核和奖惩、信息共享与沟通等方面的看法(包括现状评价、存在的问题、相应的建议)。在一个组织中,不同岗位上的人由于视角不同,对于上述各个方面的了解程度、认识和感受会有所不同,所以在进行访谈提纲设计时,访谈内容应根据被访谈对象类别不同而有所侧重,并应注意在分析时相互印证。
 
访谈针对的是点上的调查,反映了分布于企业各个关键环节上的各岗位人员对于组织管理各体系的看法,而问卷调查则可进一步扩大范围,从面上获得可定量化的结论,从而能更好地印证和支持资料分析和访谈调研结果。根据科学管理平台理论,问卷调查的内容同样可包括员工对企业文化氛围、企业主张、企业前景、满意度的看法,以及对企业职责分工、相互协作情况、制度建设、制度执行、报酬构成、报酬水平、分配公平性、考核、沟通等的看法。
 
在确定资料收集清单、访谈提纲、调研问卷后,就可根据调研诊断方案实施管理诊断调研。其中问卷也可以在访谈后更有针对性地进行设计,或先进行问卷调查,再根据问卷调查结果设计相应的访谈提纲。
在收集了相应的资料和数据,进行问卷调研和访谈后,就可以根据科学管理平台,将各方面的调研结果整合分解成能够反映该组织理念体系、目标和计划体系、职权体系、业务体系、考核体系、报酬激励体系、沟通体系的材料,按第三章中所述的科学管理平台理论方法对各体系进行诊断分析(更详细的方法和步骤可参考本书本部分内容),并从中找出缺项或瓶颈环节。
 
需要注意的是,对于科学管理平台各体系中的缺项(特别是对于文化理念体系),员工不一定能够清楚地认识到其重要性和对其他管理工作的影响,所以可能会在调查问卷中受到忽视,对此,调研人员需要通过逻辑分析说明缺项的重要性和对现有各种问题的影响,并首先将缺项列为最需要解决的问题。
同样地,如果在问卷调研和访谈中,该组织中的各方面人员对于组织中最需要解决的问题没有共识(对组织中存在的各方面问题认识比较分散),则同样需要调研人员综合各方面的分析结果来进行逻辑分析,从中找出最需要解决的问题。如果通过逻辑分析,各方面问题的严重程度相近,则可以选择最容易改进的环节作为瓶颈环节,首先加以改进。
 
通过诊断找到了管理瓶颈环节以后,接下来就是如何弥补或改进这一瓶颈环节。以前我们在实际管理工作中,也能找到管理瓶颈环节,却往往不知道如何着手解决。或者知道解决问题首先要寻找问题产生的原因,但同样不知道如何寻找问题产生的原因或找到了一些原因、但不能确定是否就是真正的原因。
在问题解决环节,我们同样可以运用科学管理平台理论来指导。根据科学管理平台理论,一个管理问题产生的原因,可能来自观念上的问题,也可能来自目标计划、职责分工、业务规范、考核奖惩、沟通各环节。
运用科学管理平台理论寻找管理问题产生原因的具体步骤如下:
·首先看该问题是否是因为领导不重视、言行不一或认识错误,或组织内认识不一致所导致的。这可以通过访谈、资料分析等获得相关信息。
·如果不是认识上的问题,则可能是落实中的问题。而落实中的问题首先就是该组织对这一问题是否有明确的目标和要求,是否落实了相应的资源,其次是职责是否落实到人、分工协作关系是否清楚、运作流程是否明确。这同样可以通过查阅目标计划资料、组织手册、业务流程资料和访谈相关人员来判断。
·如果既不是认识问题,也不是落实问题,那就可能是监督和激励问题。我们可以通过访谈和制度分析,看该方面的工作是否有适当的检查和监督,是否有相应的激励和处罚。如果没有,则可能问题就出在监督不力或激励不足上。
 
·如果上述几方面问题都不明显,则问题可能出在沟通上。也就是说尽管制度上或管理上是明确了目标和要求、落实了职责和分工、建立了考核和奖惩措施,但相关的人员并不知道这一切,从而导致了管理的失效。
 
通过上述步骤,我们通常能够找到导致该问题产生的主要原因。而找到了问题产生的真正原因之后,我们就可以有的放矢地加以解决。